Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana
yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama
(dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan yang kuat sepeti
logam, kayu, besi, plastik dsb.
Fungsi perlatan kearsipan adalah :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat,
meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangakan secara rinci berbagai
tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan ada 3 istilah penting yang
berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sbb:
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau
penyimpanan arsip dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak teralalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penenmpatan atau
penyimpanan arsip dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun
berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau
penyimpanan arsip dilakukan secara berdiri (leteral) dimana arsip disusun
berderet menyamping.
Ruangan arsip
Ruang tempat penyimpanan arsip harus memenuhi
kriteria sebagai berikut:
1. Ruangan cukup luas, bersih dan terang
2. Menggunakan bahan bengunan ynag tidak mudah
rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab
3. Lokasi bangunan berada didaerah yang aman jauh
dari pengaruh banjir.
4. Temeperatur suhu dan kelembapan disesuaikan
dengan kebutuhan penyimpanan.
Macam-macam Peralatan Kearsipan
1. Filling Cabinet
2. Rotary Filling
3. Lemari Arsip
4. Rak Arsip
5. Map Arsip
6. Ordner
7. Guide
8. Stapler
9. Perforator
10. Numerator
11. Kotak Box
12. Alat sortir
13. Label
14. Tickler File
15. Cardex
16. Rak/Laci Kartu
17. Alat Penyimpanan Khusus
Perlengkapan Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan
pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan
bahan yang tidak tahan lama (penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan
ini.
Macam-macam Perlengkapan kearsipan
1. Kartu Index
2. Kartu Tunjuk Silang
3. Lembar Pinjam Arsip
4. Map Pengganti
5. Buku Arsip
Analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan
kearsipan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu
peralatan yang dbeli , beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain
sebagai berikut :
1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan
ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto dan sebagainya.
2. Peralatan yang digunakan juga harus
memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga informasinya terjamin,
seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip
sangat rahasia, dan sebagainya.
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan
perkembangan atau pertumbuhan arsip, apakah jumlah arsip terus bertamnah dan
berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang digunakan harus bisa memberikan
kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada
lokasinya.
5. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan
besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan perluasaanya.
6. Bentuk organisasi, apakah bentuknya besar atau
kecil.
7. Tingkat perlindungan terhadapa arsip yang
disimpan.
8. Biaya yang tersedia.
Peralatan digunakan dalam kegiatan kearsipan
mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan.
Dengan adanya peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip
dari kemusnahan serta dapat menyimpan, menemukan arsip dalam waktu yang cepat
dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu peralatan kearsipan harus
benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.
-edited by: ne-
0 komentar:
Post a Comment