Peraturan Mengindeks

Selamat pagi semua, kali ini kami akan berbagi tentang bagaimana cara mengindeks dengan baik, sebagai seorang sekretraris ataupun calon sekretaris, pelajaran kearsipan merupakn salah satu mapel yang paling penting, karena dalam mengarsip kita tidak boleh sembarangan dan harus bisa mengelola arsip tersebut dengan baik dan benar. oke langsung saja cara mengindeks juga menjadi salah satu poin penting dalam kegiatan kearsipan, maka dari itu kita perlu memperhatikan hal-hal berikut :

           Peraturan Mengindeks

     1.     Peraturan 1 : Nama Orang

Nama orang diindeks menjadi urutan sebagaiberikut, yaitu nama belakang, nama depan, dan nama tengah ( bila ada ). Untuk nama cina dan korea urutanya tetap karena nama keluarga mereka terletak didepan .

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Budi Setiawan	Setiawan	Budi		6
Tri Ari Susilo	Tri	Tri	Ari	7
Budiman	Budiman			1
Cheng Lie Tin	Cheng	Lie	Tin	2
Chia Giok Nio	Chia	Giok	Nio	3
Yasuhiro Nakasone	Nakasone			5
Mista Bin Idris	Idris	Bin	Bin	4

     2.    Peraturan 2 : Mengabjad

Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah di indeks menurut urutan abjad lain, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing huruf demi huruf. Bila nama huruf pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit kedua masing-masing huruf demi huruf dan seterusnya.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Anisa Herma	Herma	Anisa		2
Anis Herma	Herma	Anis		1
Anisa Herman	Herman	Anisa		3
Anisa Hermansyah	Hermanysah	Anisa		4

     3.    Peraturan 3 : Nama Tanggal dan Silangkan

Nama tanggal di dalam urutan mendahului nama tanggal lainya yang sama yang mempunyai singkatan. Singkatan medahului kepnjanganya Nama-nama yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih dikenal dengan sebutan “ tidak ada mendahului ada ”

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Bambang B	B	Bambang		1
Bambang Budi	Budi	Bambang		2
Bambang Budiman	Budiman	Bambang		3

     4.    Peraturan 4 : awalan nama Keluarga

Nama asing banyak yang menggunakan nama keluarga sebagai awalan. Awalan nama-nama keluarga dalam indeks terpisah dari nama keluarganya, sebgaai unit pertama. Awalanya tersebut adalah : Da, De, Del, DU, Fitz, La, Le , M’, Mc, Mac, O’,St,Van,Vander,Von dan lain-lain. Alan M, Mc diindeks dengan Mac, dan St didindeks saint.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
John Van Ocker	Van Ocker	John		5
Charly McCarthy	McCarthy	Charlie		3
Alex dakosta	Dakosta	Alex		1
John Enroe	Mac Enroe	John		2
George St. Jhon	Saint John	George		4

     5.    Peraturan 5 : Nama Perusahaan

Indeks perusahaan yang bukan berasal dari nama orang atau kehidupan dari nama orang tetapi tidak lengkap dituliskan seperti semula. Nama orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis( bentuk ) usaha terdiri dari kata ganda atau majemuk (lihat peraturan 11) diindeks sebagai 1 unit misalnya, took buku, perseroan terbatas, beauty salon, dan lain-lain, diindeks sebagai berikut :

Nama	Indeks		Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2
Toko Sumber Makmur	Sunber Makmur	Toko	3
Lembaga Pendidikan Harapan	Harapan	Lembaga Pendidikan	1
Saragih Lapo Tuak	Saragih	Lapo Uak	2
Wijaya Electronic	Wijaya	Electronoc	5
Susu Beauty salon	Susi	Beauty Salon	4

     6.    Peraturan 6 : Nama Perusahaan bersal dari Nama Orang Lengkap

Indeks dari nama perusahaan yang berasal dari nama orang lengkap dituliskan denga urutan pada peraturan 1, yaitu urutan nama belakang, nama depan dan nama tengah ( bilaman ada ). Nama orang lengkap terdiri lebih dari 1 unit.

Nama	Indeks				Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4
Firma Sukojo Ali	Ali	Sukoco	Firmal		1
John Drew Lumber Company	Drew	John	Lumber	Company	2
Pt Budi Hartono	Hratono	PT	PT		3
P.T. Miller Corporation	Miller	P	T	Corporation	5
Adnan Buyung Nasution & Ass.	Nasution	Adam	Buyung	Associates	4

     7.    Peraturan 7: Kata Sandang “ The”

Kata sandang “the” didalam indeks ditulus didalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjas diabaikan. The yang terletak didepan, pada indeks siletakan di dalam tanda kurung,. The yang terletak ditengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya didlam tanda kurung.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
The National Shop	National	Shop (the)		2
Andrew The Baker	Andrwe (the)	Baker		1

     8.    Peraturan 8 : Nama dengan Tanda Hubung

Kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap debgai satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diinseks seperti peraturan 1 yang dibalik.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Andrean Herman-Sugiarto	Herman-Sugiarto	Andrian		1
Lia-Tia Restaurant	Lia-Tia	Restaurant		4
Alex J Lee-Barry	Lee-Barry	Alex		2
Alex John Lee-Barry Company	Lee-Barry	John	Company (the)	3

     9.    Peraturan 9 : singkatan

Nama orang lengkap terdiri lebih dari satu unit

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Toko Jam OHM	H	H	Toko jam	2
ASEAN				1
TVRI				4
RRI				3

     10.              Peraturan 10 : bentuk usaha dan kata sambung

Bentuk usaha atau yang dapat disamakan dengan bentuk usaha diindeks sebagai unit dengan menempatkan di belakang. Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda indeks sebgaai satu unit. Perlu diingat bahwa prinsip mengindeks adlah bagian nama yang sebenarnya selalu diletakan didepan, sebab nama itulah yang dijadikan dasar urutan abdjad. Kata sambung seperti :dan, and, dan for, dalam. Dan sebagainya. Didalam indeks tetap dituliskan, tetapi diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan dibelakang unit bersangkutan didalam tanda kurung. Untuk jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut ini :

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
PT Sido Muncul	Sido muncul	Perseroan terbatas		5
Jill Co.Ltd	Jill	Company	Limited	2
Toko Buku Gunung agung	Gunung Agung	Took Buku		1
Lapangan terbang Halim Perdana Kusuma	Perdanakusuma	Halim	Lapangan Trebang	4
Macleod & Co.Ind	Macleood(&)	Company	Incorporated	5

   

     11.              Peraturan 11: kata majemuk

Dalam bahasa inggris aa kata yang boleh ditulis satu kata dan yang dapat ditulis dengan dua kata, hal ini tidak terdapat dalam bahasa Indonesia. Misalnya “airport” dapat dibuka juga sebgai “ air port ”, tetapi “  lapangan terbang” tidak mungkinditulis menjadi “ lapangan terbang”. Didalam indeks kata-kata bahasa inggris yang dapat ditulis sebagai satu atau dua kata dipandang sebagai satu unit, demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia, didalam indeks dijadikan satu unit.

Nama	Indeks		Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2
Rumah Sakit Amanda	Ananda	Rumah Sakit	1
Poli Klinik satya Wacana	Satya Wacana	Poli Klinik	2
PT Terang Benderang	Terang Benderang	Perseroan Terbatas	3

     12.              Peraturan 12  : Nmaa Tempat yang Ganda

Nama tempat yang ganda diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama tersebut bahasa Indonesia atau bahasa asing.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
The New York Times Corp	New York	Times	Corporation (the)	1
Terminal Jakarta Selatan	Jakarta Selatan	Terminal		2
Toko Mas Bukit Tinggi	Bukit Tinggi	Toko Mas		3
Kuala lumpur Hotel	Kuala Lumpur	Hotel		5
Rumah Makan Tulung agung	Tulung Agung	Rumah makan		4

     13.              Peraturan 13 : Gelar dan Pangkat

Gelar dan pangkat dapat dikelompokan menjadi empat kelompok, yaitu kesarjamaan, kebangsawanan, keagamaan dan kepangkatan. Didalam indeks, gelar dan pangkat bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung dibelakan unit terakhir. Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah senioritas seperti:jr, Sr, I,II, Iii dan lain-lain adalah unit dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Prof.Dr. Adi Santoso	Santoso	Adi (Prof.Dr)		5
Dr. Budiman	Budiman(Dr)			1
Lady Diana spencer	Spencer	Diana Lady
K.H. Ali Mustofa	Mustofa	Ali (K.H)		3
Pastor Suwarno	Suwaeno (pastor)			7
Pendeta Daniel herawan	Herawan	Daniel (pendeta)		2
Let.Jen. Ali Sadikin	Sadikin	Ali (Let.Jen.Purn		4
John Smith,Jr	Smith	John	(Jr)	6

     14.              Peraturan 14 : kepunyaan

Tanda kepunyaan dalam bahasa inggris ditandai dengan postrof dan huruf s, sedangkan kata yang berakhiran huruf s cukup ditandai dengan apostrop saja. Tanda apostrof dan huruf s ini didalam indeks tetap divcantumkan, tetapi dalam mengabjad tidak diperhitungan ( di abaikan ).

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Myer’s Oxygen Service	Myer’s	Oxygen Service		1
Thomas B. Myer	Myer	Thomas	B	2
Myer’s Pant store	Myer’s	Pant store		3
Hendry Myerson	Hendry	Hendry		4

     15.              Peraturan 15 : Badan Pemerintah Pusat Dan Kepanitiaan

Badan pemerintah pusat, seperti Departemen, Lembaga non Departemen, dan Lembaga-lembaga tinggi Negara diindeks mellaui nama negara, diikuti nama instansi dari yang lebih tinggi sampai yang lebih rendah ( misalnya nama departemen, iikuti nama direktoran jendral, kemudian nama biro bilaman ada). Jenis pemerintahan dan tingkat instansi seperti kata-kata departemen, ministry, biro,  dan sebagainya ditempatkan dalam Tanda Kurung sebagai unit. Untuk nama pemerintah federal Amerika Serikta, sebagai unit kegiatan adalah kata “Government”. Nama- nama kepanitian ( Commite, dan sebagainya) diindeks sesuai nama kepanitiaan dengan unit-unit sesuai peraturan mengindeks yang ada.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Kanwil Dep.penerangan Provinsi Kalbar	Kalimantan Barat	Propinsi	Penerangan (kanwil Dep)	1
Dinas Pertanian Kab.Karawang Jawa barat	Karawang	kabupaten	Pertanian(Dinas)	4
DPRD Provinsi Lampung	Lampung	Provinsi	Dewan Perwakilan Rakyat Daerah	2
Dept.OF Education New York State	New York	State	Education (Dept.op)	3

 16.   Peraturan 16 : Badan Pemerintah Daerah dan Pengaturan Tinggi

Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian sterusnya nama-nama instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat instansi ditempatkan dalam tanda kurung dibelakang nama instasi masing-masing. Kata-kata dalam kurung adalah bukan unit dan didalam mengabjad diabaikan. Jenis perguruan tingi dibelakang dari namanya didalam indeks.

Nama	Indeks					Urutan
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4	Unit 5	Abjad
Committee for world travel	Committee (for)	World	Travel			1
US Dept of Commerce Bureau of Census	United	States	Government	Commerce (Dept. of)	Cesus (Bureau of )	5
MPR RI	Indonesia (Rep)	Majelis Permusyawaratan Rakyat				3
Kingdom of Sweden Ministry of defense	Sweden Kingdom of	Defense (Ministry of)				4
LIPI	Indonesia (Rep)	Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia				2

17. Peraturan 17 : Angka

Angka yang terdapat pada nama indeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan, dan dianggap sebagai satu unit. Angka bahasa inggris diatas 1.000 seperti 1.205 diindeks sebagai “Twelve hundret five” bukan “one thousand two hundred”.

Nama	Indeks		Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2
69 Klab Malam	Enam puluh sembilan	Klab Malam	1
Restoran 99	Sembilan puluh sembilan	Restoran	2
The 6th Street Theather	Sixth Street	Theater (The)	3
69 Club	Sixtynine	Club	4

18. Peraturan 18 : Nama-Nama yang Sama

Apabila nama-nama yang akan diabjad sama, tetapi alamatnya berbeda-beda, maka nama-nama tersebut diabjad menurut nama kota. Nama provinsi atau negara bagian hanya dicantumkan bilamana terdapat dua nama kota yang bersamaan. Bilamana berada dikota yang sama, maka diabjad melalui nama jalan, bilamana jalan juga sama, maka diabjad melalui nomo denga nomor kecil mendahului nomor besar.

Nama	Indeks					Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4	Unit 5
Toko Buku Gramedia Jalan Merapi Jakarta	Gramedia	Toko Buku	Jakarta	Jalan Merapi		1
Toko Buku Gramedia Jalan Siliwangi	Gramedia	Toko Buku	Jakarta	Jalan Siliwangi		4
Toko Buku Gramedia Jalan Pahlawan No.50 Jakarta	Gramedia	Toko Buku	Jakarta	Jalan Pahlawan	Nomor 50	3
Toko Buku Gramedia Jalan Pahlawan No.45 Jakarta	Gramedia	Toko Buku	Jakarta		Nomor 45	2

19.  Peraturan 19 : Nama Bank dan Nama Sekolah

Nama Bank pertama-tama diindeks menurut nama kota, kemudian bagian dari nama kota bilamana ada, kedudukan bank dalam tanda kurung di belakang unit terakhir, nama sekolah diindeks pada nama kota diikuti nama sekolah dan nomor. Didalam mengabjad, nomor kecil mendahului nama besar.

Nama	Indeks					Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4	Unit 5
BNI Cabang Jakarta Thamrin	Jakarta	Thamrin (cabang)	Negara Indonesia	Bank		3
BNI Kantor Pusat Jakarta	Jakarta (Kantor Pusat)	Negara Indonesia	Bank			1
PT Bank Central Asia Cabang Jakarta Selatan	Jakarta	Senayan (Cabang)	Central Asia	Bank	PT	2
SMA 1 Salatiga	Salatiga	SMA	1

Peraturan 20 : Gelar Nyonya (Ny./Mrs)

Ineks nama wanit yang mengandung gelarnya (Ny./Mrs) Tergantung pada model nama bersangkuta, misalnya mengandung tanda hubung, diindeksnya adalah menurut peraturan mengindeks nama-nama yang sesuai, dan gelarnya nyonya ditempatkan dibelakang unit terakhir didalam tanda kurung yang didalam abjad diabaikan.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Ny. Budi Imam Saputro	Saputro	Budi	Imam (Ny )	2
Ny. Tien Budi Soeharto	Soeharto	Tien(Ny)		3
Ny. Intan Budi Susilo	Budi Susilo	Intan		1
Dr.Ny. Ida Sukaman	Sukaman	Ida(ny)		4

     Kesimpulan

Dari pembehasan diatas dapat disimpulkan bahwa mengindeks adalah urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Sedangkan indeks adalah saran penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainya. Menurut susunan dari ARMA (American record management association ) peraturan mengindeks berjumlah 20 piluh peraturan yang digunakan oleh kebanyakan perusahaan, organisasi dan badan pemerintah Amerika Serikat. Adapun syaratsyarat dari indeks yaitu : 

1) Singkat, jelas dan mudah diingat, 

2)Kata benda atau kata pengertian kebendaan,

3)Harus berasal dari surat masuk atau surat keluar,

4) Harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.

Source : Modul Administrasi Perkantoran