1.)
Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan
oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office,
seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang
kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai
dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di
pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar
oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima
surat.
Tugas penerima surat adalah:
- mengumpulkan
setiap surat yang masuk,
- meneliti
ketepatan alamat
- menandatangani
bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang
salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan
kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu
harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian
administrasi.
2.)
Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari
resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika
surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat
diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan
surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat
tersebut harus diproses lebih lanjut.
3.)
Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan
menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui
apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk
surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah
diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat
diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah
dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa
surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan
dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan
dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
4.)
Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan
siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan
surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses
surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat
instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti
surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan
tersebut.
5.)
Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan
instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar
disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah
ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu,
sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan
mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang
telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di
huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
- Buku
ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
- Buku
ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
6.)
Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses,
maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek,
sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
SUMBER :
https://ieraperkantoran.wordpress.com/menangani-surat/
Sangat membantu, terimaksih
ReplyDelete