Menentukan Sistem Kearsipan

A.    Ruang Lingkup Kearsipan

Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profite motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non profite motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang cakupannya lua. Biasanya segala kegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yang disebut Bagian Administrasi, Tata Usaha, Sekretariat, kantor, dan bagian lainnya.

B.     Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan pengertian arsip ;

a.       Menurut  undang-undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah  naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintahan.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b.      Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

c.       Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakn arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut :

Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

d.      Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

-          Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,

-          Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

-          Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya.

Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaran sehari-hari administrasi negara.

C.    Arti Penting Arsip

Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip.

Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi arsip, yaitu: Arsip sebagi sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

Sebagai bahan pengambil keputusan, Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.

D.    Jenis-Jenis Arsip

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari orgsnisasi yang bersangkutan.

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip ;

1.      Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu:

-          Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

-          Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

-          Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

-          Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.

2.      Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekem informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi;

-          Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.

-          Pita rekaman

-          Mikrofilm

-          Disket

-          Compact Disc (CD)

-          Flasdisk

3.      Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:

-          Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.

-          Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebaginya.

-          Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan peradilan, dan sebagainya.

-          Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian

-          Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.

-          Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.

-          Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

4.      Arsip Menurut Kepentingannya

Penggolongan lebih berdasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;

-          Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat undangan, memo, dan sebagainya.

-          Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.

-          Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.

-          Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.

5.      Arsip Menurut Fungsinya

Penggolongan ini lebih berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu;

-          Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

-          Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6.      Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaanya, dan sekaligus yang bertanggung jawab. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;

-          Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.

-          Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.

7.      Arsip Menurut Keasliannya

Penggolongan ini berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;

-          Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentaka mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

-          Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan setrusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.

-          Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

-          Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

8.      Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini berdasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu

-          Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

-          Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

E.     Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1.      Penciptaan dan penerimaan warkat

2.      Pengumpulan dan penerimaan warkat

3.      Pengendalian warkat

4.      Pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5.      Penyimpanan warkat/arsip

6.      Pemusnahan arsip

F.     Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip menurut para ahli:

1.      Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:

a.       Nilai Kegunaan Administrasi

Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.

b.      Nilai Kegunaan Hukum

Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.

c.       Nilai Kegunaan Keuangan

Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.

d.      Nilai Kegunaan Haluan Organisasi

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

e.       Nilai Kegunaan Organisasi

Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.

f.       Nilai Kegunaan Sejarah

Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.

g.      Nilai Kegunaan Penelitian

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.

h.      Nilai Kegunaan Penerangan

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai

2.          Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:

a.       Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu  hal atau peristiwa

b.      Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses

c.       Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah

d.      Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen  ilmiah.

3.      Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

a.       Nilai Guna Primer

Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:

1)      Nilai guna administrasi, yaitu nilai  guna arsip yang  didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.

2)      Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

3)      Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan.

4)      Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.

b.      Nilai Guna Sekunder.

Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan Negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:

1)      Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.

2)      Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai  guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

G.    Pengelolaan Arsip Dalam Manajemen Kearsipan

Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut. Berkas-berkas tersebut yang kita kenal dengan dokumen/rekord/arsip.

Untuk mengelola dokumen/arsip yang ada pada suatu kantor diperlukan suatu metode/cara pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan kata kearsipan (records management), yang selanjutnya dalam bahasa indonesia dikenal dengan manajemenkearsipan.

Manajemen Kearsipan (Record Management) adalah seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pemeliharaan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.

Atau dengan kata lain semua pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa

Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati.

-Edited by: ne-