Informasi yang Berkaitan dengan Perjalanan Bisnis Pimpinan

A.     Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.

1.      Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2.      Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3.      Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

4.      Jenis transportasi yang dipakai.

5.      Tujuan perjalanan bisnis.

6.      Kapan selesai/tiba kembali.

B.     Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:

a.       Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.

b.      Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

C.     Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

1.                  Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

2.                  Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yangdigunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

3.                  Menentukan jenis transportasi yang digunakan.

ü  Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.

ü  Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.

ü  Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

1)      nama dan alamat biro-biro perjalanan,

2)      nama-nama maskapai penerbangan,

3)      jadwal perjalanan kereta api.

D.    Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

§  Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.

§  Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.

§  Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.

§  Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

E.     Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

-          Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.

-          Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.

-          Biaya akomodasi.

-          Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.

-          Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

-          Biaya konsumsi.

-          Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

F.     Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

1.      Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

2.      Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

3.      Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

http://purenama.blogspot.co.id/2012/03/memproses-perjalanan-bisnis.html